Simplification de la libre circulation des citoyens et des entreprises dans l'UE

Le texte COM (2013) 228 vise à simplifier l'acceptation de certains documents administratifs au sein de l'Union européenne, afin de favoriser la libre circulation des citoyens et des entreprises. La Commission souhaite de fait alléger les procédures administratives et harmoniser les règles concernant les documents publics. La proposition de règlement qu'elle présente cible notamment la légalisation de certains actes administratifs et la certification conforme.

Les actes visés concernent la naissance, le décès, le mariage ou le partenariat, la filiation, l'adoption, la résidence, la citoyenneté, la nationalité, les biens immobiliers, les statuts et la représentation juridique d'une société, les droits de propriétés intellectuelle et le casier judiciaire.

Le texte pose comme principe général la dispense de légalisation d'un acte administratif émanant d'un autre État membre. La Commission reprend en cela un principe posé par la convention internationale de La Haye du 5 octobre 1961 supprimant l'exigence de la légalisation des actes publics, dont la France est partie.

Aux termes de la proposition de règlement, les autorités ne peuvent exiger la présentation la présentation simultanée de l'original d'un document public et de sa copie certifiée conforme. Ils devront également accepter une copie non certifiée conforme si le document original est produit simultanément à cette copie. Le texte prévoit également que les autorités doivent accepter les traductions non certifiées conformes d'actes délivrés par un autre État membre. En cas de « doutes raisonnables » sur la qualité ou l'exactitude d'un document, elles peuvent cependant exiger une traduction conforme. Ces mêmes doutes peuvent conduire un document officiel ou sa copie certifiée conforme. Le texte de la Commission jette, dans ce cas, les bases d'une coopération administrative entre les États membres. Les demandes d'informations d'un État à l'autre, par l'intermédiaire, notamment, du système d'information du marché intérieur, doivent aboutir dans un délai d'un mois.

La proposition de règlement prévoit également la création de formulaires types multilingues, qui seront proposés aux citoyens ou aux entreprises parallèlement aux documents publics nationaux ou à titre d'alternative à ceux-là. Ils concernent la naissance, le décès, le mariage ou le partenariat ainsi que le statut et la représentation juridique d'une société.

L'allègement des formalités administratives a déjà été largement anticipé en France. Un décret de 2001 supprime déjà l'obligation de certification conforme de la plupart des actes administratifs. Il ne semble pas opportun d'invoquer le principe de subsidiarité, le texte laissant la possibilité aux États membres de contester la régularité des documents qui leurs sont présentés.

Justice et affaires intérieures

Texte E 8267

Simplification des formalités administratives
dans l'Union européenne

COM (2013) 228 final

(Procédure écrite du 29 mai 2013)

Cette proposition de la Commission européenne vise à supprimer les obstacles et à simplifier les procédures administratives pour l'authentification des documents officiels d'un État à l'autre dans l'Union européenne. Face aux pertes de temps et aux frais supportés par les citoyens européens ou les entreprises dans leurs démarches administratives lors de leur mobilité, la Commission européenne souhaite aller vers une « libre circulation des documents » et ainsi faciliter la liberté circulation des personnes et les autres libertés du marché intérieur. La proposition ne vise pas à légiférer sur le contenu des documents mais bien sur leur acceptation dans les États membres de l'Union européenne.

Certaines formalités administratives ont été jugées disproportionnées par rapport à l'objectif de lutte contre les fraudes. Il s'agit de la légalisation et de l'apostille qui sont obligatoires pour prouver l'authenticité d'un document public (pour vérifier la véracité d'une signature ou la qualité en laquelle le signataire du document a agi) et également de l'obligation de certification conforme des copies et des traductions de documents administratifs.

Ainsi, les simplifications des formalités administratives se concentrent sur :

- des dispositions dispensant des exigences de légalisation et de formalités similaires comme l'apostille des documents publics lors de l'acception de documents dans les autres États membres ;

- des dispositions organisant une simplification d'autres formalités relatives à la production de copies certifiées conformes simultanément au document public original (la production d'une copie non certifiée conforme à l'appui de l'original suffira) ou à l'acceptation des traductions non certifiées conformes de documents publics délivrés par les autorités d'autres États membres.

Pour assurer l'objectif de lutte contre les fraudes auxquelles les formalités administratives répondent, la proposition met en place une coopération renforcée entre les États membres grâce au système d'information du marché intérieur (logiciel accessible en ligne). En outre, les États pourront rétablir des exigences plus strictes en cas de « doutes raisonnables » sur l'authenticité des documents par une demande d'information aux autorités de l'État membre de délivrance du document. Il est à noter que les actes sous seing privé sont exclus du champ d'application de la proposition.

Enfin, la proposition crée des documents administratifs européens avec des formulaires types multilingues facultatifs qui devront être mis à disposition dans les mairies et les administrations. Cela concerne les actes de naissance, de décès, de mariage, de partenariat civil. Ils ne se substituent pas aux formulaires nationaux mais ont pour but de faciliter la mobilité à l'intérieur de l'espace européen.

La commission a décidé de ne pas intervenir plus avant sur ce texte de simplification.