II. LES OUTILS DE GESTION DU PATRIMOINE
L'atomisation de la fonction immobilière rend d'autant plus nécessaire nécessaire la mise en place d'outils de gestion communs entre les différents secteurs d'activité. Or les systèmes de recensement et de documentation du ministère de l'équipement restent d'une efficacité limitée, tandis que l'autonomie des gestionnaires s'est traduite par la multiplication d'outils spécifiques, dont la performance n'est pas toujours avérée.
A. LES OUTILS DITS « COMMUNS »
1. Un outil de recensement et de gestion : GPI²
Sur la base d'une étude menée dans les services déconcentrés, la DPSM a mis à leur disposition, en 1999, un outil informatique d'aide à la gestion, dénommé Gestion du Patrimoine Immobilier (GPI). A la fois outil d'inventaire et de suivi, il permettait de répertorier les principales caractéristiques du patrimoine, de suivre les coûts de gestion, d'offrir un support au dialogue avec les gestionnaires centraux en vue de la programmation des interventions de maintenance.
A l'automne 2004, dans le cadre du plan 2002-2004 de modernisation de la fonction immobilière, a été déployée une nouvelle version de cette application, GPI², aux fonctionnalités accrues 13 ( * ) et à l'utilisation élargie, intégrée à l'architecture informatique des applications portées sur l'intranet du ministère (ACAI). Evolutive, elle est destinée à être enrichie, des réflexions étant en cours afin d'améliorer les performances.
GPI² a pour objectif de répondre à la fois aux besoins des gestionnaires locaux, à ceux des gestionnaires centraux et d'offrir des interfaces avec d'autres systèmes d'information. Il ne répond encore que partiellement aux deux premiers objectifs et pas du tout au troisième :
• Il n'est pas réellement commun, même si l'objectif que se fixe le ministère est qu'il le devienne. Pour l'heure, GPI² est à la disposition de toutes les directions gestionnaires mais chacune d'entre elles a la liberté de l'adopter ou non. Lors du contrôle, cette application était utilisée essentiellement par les services déconcentrés relevant jusqu'en 2005 de la DPSM, ainsi que de manière plus limitée par la direction des routes et la direction des affaires maritimes.
• Il ne permet pas une approche exhaustive de la gestion immobilière du ministère. Le renseignement de tous les champs n'est pas obligatoire 14 ( * ) et GPI² n'intègre toujours pas la gestion de l'ensemble des processus métiers que traitent les gestionnaires de patrimoine.
• Sa base de données n'est pas totalement fiable. La mise à jour effectuée en 2004, dans le cadre de la rénovation du TGPE, a amélioré la situation antérieure. Mais il subsiste des insuffisances particulièrement sensibles pour les notions relevant de la gestion et de l'exploitation qui, parce qu'elles étaient sans incidence sur la valorisation du patrimoine, prioritaire, n'ont pas fait l'objet des mêmes soins. Des procédures formalisées de contrôle interne font défaut : les démarches effectuées relèvent seulement d'une approche du type « contrôle de cohérence ».
• Il est privé de fonctions d'analyse et ne permet pas de formaliser des tableaux de bord, en l'état actuel de son développement. Il ne constitue donc pas encore un véritable outil de pilotage.
• Il ne possède aucune articulation avec le serveur domanial (STGPE) et son ouverture vers d'autres systèmes d'information reste à réaliser. Cette dernière est subordonnée à la disposition dans GPI² de codes normés et correctement renseignés pour chaque bien (code TGPE, référence cadastrale), or cette exigence n'est pas respectée aujourd'hui. Surtout, il n'existe aucune interface entre le serveur national domanial et l'outil de recensement interne au ministère, obligeant à des ressaisies, génératrices de lourdeurs de gestion et de risques d'erreurs. Même les recoupements d'informations sont difficiles voire impossibles, du fait des différences de typologies et de définitions entre les deux applications. Une évolution est envisagée par le ministère afin de tenter de remédier à cette situation. Mais, programmée pour 2005 elle a été reportée en 2006 ou 2007, en raison de la charge de travail actuelle liée aux diverses mutations organisationnelles et budgétaires. Elle nécessitera une collaboration avec le ministère des finances.
* 13 On est notamment passé d'un système monoposte à un système multipostes en réseau, avec une base de données nationale consultable par les gestionnaires sur l'intranet du ministère.
* 14 Cette obligation a été volontairement limitée dans le souci de faciliter le transfert entre les deux versions pour les services utilisant déjà GPI. La priorité a été donnée aux informations relevant de la connaissance du patrimoine en raison de la réforme du TGPE et des échéances de la mise en oeuvre de la LOLF.