B. LES OUTILS SPÉCIFIQUES À LA DAFAG ET A LA DPSM
1. Les outils de gestion de la DAFAG
Paradoxalement, la DAFAG, qui est le maître d'ouvrage et le maître d'oeuvre de GPI², n'utilise pas cet outil. De ce fait, la DAFAG ne dispose pour l'heure d'aucun outil informatique de gestion et d'analyse du patrimoine de l'administration centrale. Elle a donc recours à des outils qui lui sont propres et dont les insuffisances conduisent à s'interroger sur la pertinence de son choix.
a. Les outils informatiques
On recense notamment deux logiciels informatiques. L'un, APERTURE, à usage graphique pour conduire des études sur l'état d'occupation des bureaux et des simulations en vue de la modification de leur ordonnancement, est d'une utilisation limitée. L'autre, SACRE, destiné à suivre la réalisation des travaux et la consommation des crédits affectés, en lien avec le logiciel comptable, serait a priori plus intéressant. Il vient pourtant d'être abandonné. Conçu et développé en interne en 2001, il s'est en effet avéré inutilisable lors de sa montée en puissance et inadapté à la mise en oeuvre de la LOLF. Dans l'attente de la passation d'un contrat pour doter les services d'un progiciel du marché adapté (au mieux courant 2006), un suivi minimum est assuré sur tableur.
b. Le suivi manuel : « Le tableau physico-financier »
Ne souhaitant pas utiliser GPI², plus adapté selon elle à une structure de gestionnaires déconcentrés, et jugeant la création d'un outil informatique spécifique d'un intérêt médiocre du fait du nombre relativement faible des biens constituant ce parc (16 implantations) et de sa concentration dans les mains d'un seul gestionnaire central, la DAFAG a recours depuis 2002 à un suivi manuel du patrimoine dont elle a la gestion.
Le « tableau physico-financier », document de synthèse annuel, réunit par site des données physiques, techniques, administratives et juridiques relatives au parc immobilier de l'administration centrale, auxquelles sont intégrées des informations concernant l'affectation des locaux et les effectifs hébergés. Ce dispositif a le mérite de combler un vide antérieur, mais il ne constitue, aux dires mêmes de la DAFAG, qu'une approche de « dégrossissage » visant à « faire ressortir certaines catégories de locaux spécifiques à titre indicatif ». La DAFAG étudie toutefois l'amélioration de ce document, en étant consciente de son caractère transitoire dans l'attente de la mise en place d'une interface analytique avec le système d'information comptable.
Son élaboration à partir de compilations manuelles, voire de retraitement de diverses sources, outre sa lourdeur, explique ses insuffisances en matière d'exhaustivité et de fiabilité 15 ( * ) . Les coûts de gestion qu'il recense sont fondés sur les dépenses ordonnancées au titre de l'exercice budgétaire et non sur les charges à payer au titre de l'année civile, ce qui est inhérent à son mode d'élaboration mais peu satisfaisant. De plus, lorsqu'on compare ces données avec le montant des dépenses effectivement ordonnancées, des différences sensibles apparaissent.
* 15 Des anomalies ont été constatées dans la dernière version communiquée (2004), alors que le parc concerné est relativement restreint et en principe bien circonscrit. On peut citer par exemple des erreurs de calcul, des mises à jour non systématiques, l'insuffisance de données relatives à certains types de locaux (restaurants d'entreprises, logements, infrastructures du type parkings,...).