C. DES RÉSULTATS SATISFAISANTS
L'informatisation du service et la dématérialisation des procédures constituent les principaux instruments de l'amélioration du service rendu aux usagers et de la lutte contre la fraude documentaire.
1. L'informatisation du service
La moitié des 15 millions d'actes que détient le service central d'état civil, est numérisée, indexée et mémorisée dans une base informatique , notamment la totalité des actes consulaires de moins de quatre pages, postérieurs à l'année 1897, et des actes concernant les personnes qui acquièrent ou recouvrent la nationalité française.
L'état civil colonial établi en Algérie est numérisé aux deux tiers mais non indexé. Un projet appelé « NADIA » doit permettre la numérisation dans les communes algériennes du tiers restant, soit 1,5 million d'actes. Lors de son audition, M. François Barry Delongchamps, alors directeur des Français à l'étranger et des étrangers en France au ministère des affaires étrangères, a précisé à vos rapporteurs que cette numérisation était envisagée à partir des duplicata des registres conservés dans les cours d'appel algériennes, d'accès plus facile et en meilleur état que les primata en raison de leur utilisation moins fréquente.
Lorsque l'acte demandé ne figure pas dans la base informatique, il doit faire l'objet d'une recherche dans les registres conservés sur support papier ou sur microfilms. Il est ensuite numérisé et mémorisé dans la base informatique, en même temps que la copie ou l'extrait demandé est délivré. Du fait de cette numérisation au fil de la demande, 60.000 à 70.000 actes viennent chaque année enrichir la base.
Si la moitié seulement des actes sont numérisés, 96 % des demandes de délivrance sont traitées à partir de ce fonds informatisé . Aussi une nouvelle opération de numérisation en masse des actes restants ne semble-t-elle pas justifiée.
Les applications informatiques dont dispose le SCEC pour la délivrance et l'établissement des actes font régulièrement l'objet d'actualisations et d'améliorations. Lors de leur déplacement à Nantes, vos rapporteurs ont pu en mesurer l'efficacité.
2. La dématérialisation des procédures
L'informatisation du service permet une dématérialisation croissante des procédures.
Les usagers peuvent adresser leurs demandes de délivrance de copies ou d'extraits d'actes par voie électronique (75 %), au moyen d'un formulaire en ligne sur le site Internet du ministère des affaires étrangères, ou par courrier (25 %). Depuis le 1 er juillet 2007, le formulaire diffusé sur le Minitel n'est plus accessible.
Un accueil téléphonique est assuré pour des demandes de renseignements généraux ou concernant l'état d'avancement d'un dossier. Force est toutefois de constater que le service est difficile à joindre. Aussi un nouveau serveur vocal a-t-il été mis en place en 2004 pour diffuser les informations les plus fréquemment sollicitées.
Enfin, un accueil sur place est également assuré, pour une cinquantaine de requérants par jour.
Les officiers de l'état civil des postes diplomatiques ou consulaires peuvent consulter une base d'informations, appelée « BISES », qui regroupe les extraits sans filiation des actes détenus par le service central d'état civil. Ils peuvent également saisir directement le service en vue de la délivrance de copies ou d'extraits des actes qu'il détient.
Pour faciliter les démarches des usagers et lutter contre la fraude documentaire, le décret n° 2004-11159 du 29 octobre 2004 a en effet autorisé « une administration, un service, un établissement public, un organisme ou une caisse contrôlée par l'Etat, en charge de l'instruction d'un dossier administratif » à solliciter directement les services d'état civil pour la délivrance des copies ou extraits d'actes 14 ( * ) . Il ne s'agit que d'une faculté et non d'une obligation. Cette demande peut être adressée par voie électronique.
En revanche, la délivrance des copies ou extraits d'actes de l'état civil ne peut pour le moment être assurée que sur support papier . Si le principe du caractère authentique d'une signature électronique est maintenant reconnu en France, par la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 et ses décrets d'application n° 2001-272 du 30 mars 2001 et n° 2002-535 du 18 avril 2002, l'article premier du décret n° 62-921 du 3 août 1962 exige encore la signature manuscrite de l'officier de l'état civil pour conférer une valeur authentique aux actes de l'état civil.
Aussi la mise en place d'un système d'échanges dématérialisés de copies et extraits d'actes avec les notaires , via une liaison informatique sécurisée, techniquement prête depuis 2006, a-t-elle été différée dans l'attente de cette évolution réglementaire et de l'approbation de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. Elle permettrait de réduire sensiblement les frais d'affranchissement du service central d'état civil.
La dématérialisation des échanges d'avis de mention avec les mairies est elle aussi en projet . Elle ne suscite pas de difficulté juridique, dans la mesure où il ne s'agit pas d'actes authentiques, mais une difficulté technique liée au fait que toutes les quelque 36.000 communes de France ne sont pas informatisées et que rien ne garantit la compatibilité des logiciels.
* 14 Article 11-1 du décret n° 62-921 du 3 août 1962.